Categories: Szafy pancerne

Zastosowanie szaf na dokumenty

W dobie obecnych przepisów każde biuro czy archiwum powinno być wyposażone w zamykane szafy na dokumenty. Restrykcje związane z ustawami o ochronie danych osobowych czy przepisami o różnych terminach przechowywania dokumentów determinują posiadanie kilku takich szaf.

Zastosowanie

Pracownicy biurowi doskonale wiedzą jak ważne jest przechowywanie dokumentów. Pismo należące do danej kategorii powinno znajdować się w aktach przez określony czas, dochodzący często do kilkunastu lat. Takie druki wymagają odpowiednich warunków składowania, ponieważ niespodziewanie mogą się przydać po dłuższym czasie, np. w celu zweryfikowania jakiejś informacji. Układając akta na stosie, niemożliwych byłoby znaleźć potrzebnej kartki w szybkim tempie.

Szafa na dokumenty umożliwia ich katalogowanie. Można opisać gablotę w taki sposób, by dokumenty zostały bardzo szybko lokalizowane. Znajdujące się wewnątrz półki i przegrody ułatwiają pracę, np. ustalając porządek alfabetyczny dokumentów. Istnieje wiele rodzajów szaf: otwierane i zamykane, wykonane są z różnych materiałów, posiadają także różne kolory oraz różnią się sposobem ich transportowania. Przepisy prawne bardzo często ściśle określają ich parametry. Najczęściej spotyka się metalowe, zamykane na klucz, o neutralnym kolorze. Muszą posiadać kilka ważnych cech:

  • powinny być odporne na ogień,
  • wytrzymałe, ponieważ docelowo powinna znaleźć się w nich duża liczba dokumentów,
  • w miejscach ogólnodostępnych muszą być zamykane, aby ograniczyć do nich dostęp osób trzecich.

Gdzie znajdują się szafy?

Magazynowanie dokumentów w szafach spotyka się praktycznie w każdej firmie czy urzędzie. Najwięcej gablot znajduje się w archiwach, które przechowują akta z wielu przedsiębiorstw lub innych instytucji. Taki sposób chowania akt jest obecny także w szpitalach i ośrodkach zdrowia (przechowywanie kart pacjentów), w szkołach (dokumenty uczniów), na posterunkach policji (akta spraw).

Szafy na dokumenty można kupić w sklepach meblowych lub specjalistycznych sklepach oferujących wyposażenie biurowe. Zdecydowanie większy wybór będzie w sklepach z wyposażeniem biura, ponieważ posiadają one ofertę ściśle kierowaną do przedsiębiorstw. Można u nich nabyć małe, podręczne szafki lub kasetki a także bardzo duże, przesuwne szafy.